Öffentlicher Sektor & Bildung

Das Meldewesen hat sein Fachverfahren, die Kämmerei ihr Haushaltssystem, die Hochschule ihr Campus-Management. Jedes System liefert eigene Berichte, eine Sicht über Ämter, Standorte oder Jahre hinweg gibt es kaum. Die Zahlen für den Ausschuss entstehen deshalb oft von Hand.

Wir bauen dafür eine gemeinsame Datenbasis mit festen Kennzahlendefinitionen, Zugriffsrechten pro Rolle und nachvollziehbaren Datenflüssen. Im Mittelpunkt steht Business Intelligence. KI kommt dazu, wo es um Dokumente und Anfragen geht, und immer mit einem Prüfschritt durch Menschen.

Was heißt eigentlich „Bearbeitungszeit“?

Bevor ein Dashboard entsteht, muss feststehen, was gemessen wird. Die Bearbeitungszeit kann ab Posteingang laufen, ab vollständigem Antrag oder ab Zuweisung an die Sachbearbeitung, und jedes Verfahren zählt ein wenig anders. Ohne gemeinsame Definition vergleicht man Zählweisen statt Ämter. Das gilt ebenso für Rückstände, Auslastung und den Anteil nachgeforderter Anträge.

Wir legen die Kennzahlen deshalb zuerst fest, gemeinsam mit den Fachbereichen, die später daran gemessen werden. Erst danach lohnt es sich, die Berichte für Gremien, Controlling und Aufsicht automatisch zu aktualisieren, statt sie jedes Quartal neu zusammenzusetzen.

Fachverfahren anbinden, ohne sie anzufassen

Fachverfahren für Melde-, Bau-, Sozial- oder Ordnungswidrigkeitenwesen stammen oft von verschiedenen Herstellern und haben jeweils ein eigenes Datenmodell. Wir ändern daran nichts. Regelmäßige Auszüge über Schnittstellen oder Exportdateien landen im Data Warehouse, und die Auswertungen laufen dort, nicht im Verfahren. Haushaltssysteme, E-Akte, Antragsportale und im Bildungsbereich die Schulverwaltung kommen auf demselben Weg dazu.

Schwierig ist selten die Technik. Freitextfelder, Altbestände und fehlende Pflichtangaben fallen erst bei der Auswertung auf, und dann stehen sie im Bericht. Prüfungen in der Datenpipeline machen solche Lücken früh sichtbar. Auch die Zugriffsrechte planen wir von Anfang an ein: Ein Dashboard mit Einzelfalldaten gehört nicht in jede Hand, und rollenbasierte Rechte nachträglich einzuziehen ist mühsam.

Haushalt, Schulplätze und Online-Anträge

Im Haushaltsvollzug zählt weniger der aktuelle Stand als die Frage, wo bis Jahresende Mittel nicht abgerufen werden oder Überschreitungen drohen. Plan, Ist und Obligo liegen im Haushaltssystem, die Einschätzung zum Jahresende kommt aus der Auswertung.

Für die Bedarfsplanung kommen Prognosen zu Schülerzahlen, Kita-Plätzen oder Antragseingang dazu, abgeleitet aus Einwohnerdaten, Anmeldungen sowie Geburten- und Wanderungszahlen. Sie sind Entscheidungshilfen und keine Vorgaben. Ob ein Schulstandort erweitert wird, entscheiden Fachleute und Politik, nicht ein Modell.

Das Onlinezugangsgesetz (OZG 2.0, seit 24. Juli 2024 in Kraft) verankert unter anderem das Once-Only-Prinzip. Je mehr Leistungen online laufen, desto besser lässt sich sehen, wo Antragstellende abbrechen und welches Formular Rückfragen auslöst. Eine datensparsame Messung genügt dafür. Aus denselben Quellen lassen sich auch Datensätze für Open-Data-Portale aufbereiten. Das Datennutzungsgesetz regelt die Weiterverwendung, und eine EU-Durchführungsverordnung legt hochwertige Datensätze wie Geodaten und Statistik fest.

Wo KI in der Verwaltung hilft und wo nicht

Am nützlichsten ist KI bei Texten. Eingehende Schreiben und Anträge lassen sich auslesen und einer Vorgangsart und Zuständigkeit zuordnen. Ein Assistent kann Fragen aus Satzungen, Merkblättern und Dienstanweisungen beantworten und die Quelle nennen, auf Basis einer Wissensdatenbank mit Zugriffsrechten.

In beiden Fällen sind die Ergebnisse Entwürfe. Eine Person bestätigt oder korrigiert sie, und die Entscheidung bleibt bei der zuständigen Stelle. Ohne diesen Schritt entstehen Fehler im Verfahren, die sich später kaum zurückverfolgen lassen. Über Ansprüche oder Rechte Einzelner sollte KI nicht allein entscheiden, rechtlich nicht und praktisch auch nicht.

Der EU AI Act setzt hier eine Grenze. Anhang III nennt unter anderem Systeme für Zulassung, Bewertung von Lernergebnissen und Prüfungsüberwachung in der Bildung sowie Systeme, die über Ansprüche auf öffentliche Leistungen mitentscheiden. Diese Hochrisiko-Pflichten gelten nach dem AI Omnibus ab 2. Dezember 2027, und öffentliche Stellen, die solche Systeme einsetzen, müssen außerdem eine Grundrechte-Folgenabschätzung durchführen. Die Transparenzpflichten für Chat-Assistenten gelten bereits seit August 2026. Mehr dazu im Schwerpunkt EU AI Act.

Cloud, Vergabe und Datenschutz in der öffentlichen Hand

Was zulässig ist, hängt von der Ebene und der Schutzbedürftigkeit der Daten ab, und Bund, Länder und Kommunen haben teils eigene Regeln. Die Deutsche Verwaltungscloud-Strategie des IT-Planungsrats zielt auf Wahlfreiheit und Wechselmöglichkeit zwischen Cloud-Angeboten, und der Bund arbeitet am Deutschland-Stack. Wir planen Plattformen deshalb so, dass sie in der EU oder im eigenen Rechenzentrum laufen können.

In der Vergabe zahlt sich das aus. Wer offene Formate, dokumentierte Schnittstellen und die Übernehmbarkeit der Ergebnisse in die Leistungsbeschreibung schreibt, kann später den Dienstleister wechseln. Geschlossene Formate und fehlende Schnittstellen rächen sich meist erst dann.

Beim Datenschutz gelten neben der DSGVO die Landesdatenschutz- und Schulgesetze, und Daten von Kindern und Jugendlichen sind besonders schutzbedürftig. Für Planung und Steuerung genügen meist aggregierte oder pseudonymisierte Daten. Die Freigabe im Einzelfall gehört zu Datenschutz, Informationssicherheit und Rechtsberatung.