Controlling & Finance Analytics

Nach dem Monatsabschluss beginnt im Controlling oft erst die eigentliche Arbeit. Zahlen werden aus ERP und Buchhaltung exportiert, zusammengeführt und von Hand kommentiert. Das dauert, und am Ende fragt jemand, warum die Zahl im Bericht von der im ERP abweicht. Die Planung läuft derweil in Dateien, die per Mail kreisen, und der Forecast wird ein- oder zweimal im Jahr aktualisiert und ist oft schon überholt, wenn er vorliegt.

Wir bauen Controlling- und Finance-Analytics-Lösungen auf einer gemeinsamen Datenbasis. Ist-Zahlen aus dem ERP, Planwerte und Forecasts liegen im selben Modell, Kennzahlen sind einmal definiert, und das Controlling gewinnt Zeit für die Analyse, statt Zahlen zusammenzustellen. International spricht man hier von FP&A, Financial Planning and Analysis. Allgemeine Reporting-Automatisierung und Prognosemodelle berühren wir dabei nur am Rand. Hier geht es um die fachliche Seite: Kontenplan, Kostenrechnung und Planungsprozess.

Ein Finanzdatenmodell für GuV, Deckungsbeiträge und Kostenstellen

Die Grundlage ist ein sauberes Modell. Buchungen aus dem Hauptbuch werden über eine Zuordnung des Kontenplans auf Berichtspositionen abgebildet, sodass die Struktur der GuV einmal zentral steht und nicht in jedem Bericht neu. Ändert sich die Gliederung, wird sie an einer Stelle angepasst.

Für Deckungsbeiträge brauchen die Stufen eine klare Definition. Welche Kosten gelten als variabel, was wird Produkten, Kunden oder Regionen zugeordnet, was bleibt als Fixkosten auf höherer Ebene? Das legen wir gemeinsam mit dem Controlling fest, und zwar bevor das erste Dashboard entsteht. Kostenstellen bilden wir mit ihrer Hierarchie ab, und Row-Level Security sorgt dafür, dass Verantwortliche nur ihren Bereich sehen.

Plan-Ist-Vergleiche setzen Versionen voraus: Budget, Forecasts und Vorjahr liegen als eigene Planstände vor, die sich gegenüberstellen lassen. Von der Abweichung geht es per Drill-down über Konto und Kostenstelle bis zur einzelnen Buchung. Das funktioniert nur, wenn Plan und Ist dasselbe Gerüst aus Konten, Kostenstellen und Perioden verwenden. Sind das zwei getrennte Welten, scheitert der Vergleich an der Zuordnung.

Zahlen, die sich prüfen lassen

Nachvollziehbarkeit planen wir von Anfang an ein. Summen im Bericht werden automatisch gegen Salden aus dem ERP geprüft, damit Differenzen sofort auffallen. Jeder Bericht zeigt, auf welchem Datenstand und welcher Planversion er beruht. Eingaben in der Planung werden mit Person und Zeitpunkt protokolliert, und wer Zahlen sehen, ändern oder freigeben darf, ist technisch festgelegt. Welche Anforderungen aus Revision, Steuerrecht und Wirtschaftsprüfung gelten, klären die Zuständigen. Wir sorgen dafür, dass die Berichte technisch nachvollziehbar sind.

Auch der Abschluss lässt sich beschleunigen. Die meiste Zeit geht in Datenbeschaffung, Abstimmung und Kommentierung. Automatische Ladeprozesse, Plausibilitätsprüfungen vor dem Stichtag und Berichte auf vorläufigen Zahlen verkürzen genau diese Schritte.

Planung, Forecast und Treiber

Ein rollierender Forecast schreibt den Planungshorizont laufend fort, etwa so, dass immer die nächsten zwölf Monate geplant sind. Die Vorausschau bleibt aktuell, ohne dass jedes Mal ein komplettes Budget entsteht. Wie oft aktualisiert wird, richtet sich nach dem Geschäft: monatlich, quartalsweise oder bei Bedarf.

Bei der treiberbasierten Planung werden nicht Ergebniswerte geschätzt, sondern ihre Ursachen: Absatzmenge, Preis, Personalzahl, Auslastung, Wechselkurs. Die GuV ergibt sich daraus durch Rechnung. Annahmen sind damit sichtbar und diskutierbar, und Szenarien wie „Absatz minus zehn Prozent“ lassen sich schnell durchspielen. Nicht jede Position braucht Treiber. Wo sie sich nicht sinnvoll bestimmen lassen, bleibt eine direkte Planung die bessere Wahl, und je feiner geplant wird, desto größer der Aufwand. Sinnvoll ist die Detailtiefe, die Entscheidungen tatsächlich verändert.

Planung ist außerdem ein Prozess mit vielen Beteiligten: Kostenstellenverantwortliche geben Werte ein, das Controlling konsolidiert, die Geschäftsführung gibt frei. Dafür braucht es Versionen, Fristen und Freigaben im System statt in E-Mails. Controller arbeiten gern in Excel, und Lösungen, die das ignorieren, werden umgangen. Besser ist eine Anbindung, die Excel als Oberfläche zulässt, während die Daten zentral liegen.

ERP und Planungswerkzeug

Die Ist-Daten kommen aus dem ERP oder der Buchhaltung. Aus SAP lassen sich Hauptbuch, Kostenstellen- und Ergebnisrechnung sowie Stammdaten laden, der Aufwand liegt meist im Verstehen der Strukturen. In kleineren und mittleren Unternehmen ist oft DATEV das führende Buchhaltungssystem, dessen Daten je nach Einsatz über Schnittstellen oder Exporte zur Verfügung stehen. Microsoft Dynamics 365 mit Finance und Business Central bringt eigene Schnittstellen mit und passt gut in Microsoft-Umgebungen.

Bei Planung und Berichten gibt es mehrere Wege. Für Berichte und Plan-Ist-Vergleiche reicht Power BI meist aus. Eingaben direkt im Bericht sind in Fabric über Translytical Task Flows möglich, die sie über Datenfunktionen in eine Datenbank schreiben, außerdem gibt es Planungserweiterungen von Drittanbietern. Mit Planning in Fabric IQ hat Microsoft eine eigene Planungsfunktion vorgestellt, mit der Budgets, Forecasts und Szenarien direkt auf Power-BI-Semantikmodellen entstehen.

In SAP-Umgebungen liegt die SAP Analytics Cloud nahe, die Berichte und Planung in einem Produkt vereint und auch automatische Prognosen mitbringt. Spezialisierte Planungsplattformen bieten mehrdimensionale Modelle, Workflows und Szenarien. Bei der Auswahl zählen die Komplexität der Planung, die Zahl der Planenden, die Nähe zu Excel, die ERP-Anbindung und das Lizenzmodell. Für überschaubare Planungen genügt oft ein gut gebautes Modell mit Eingabemöglichkeit.

Wo KI im Controlling hilft

KI kann im Controlling Arbeit abnehmen, ersetzt aber nicht das Urteil. Statistische und maschinelle Verfahren liefern einen Ausgangswert für den Forecast, den das Controlling prüft und anpasst. Die technische Seite der Modelle ist ein eigenes Thema. Für Abweichungen kann die KI aus den Zahlen einen Kommentar entwerfen, etwa welche Konten und Kostenstellen sie treiben. Den Hintergrund, den die Daten nicht kennen, zum Beispiel einen Sondereffekt oder eine Vertragsänderung, ergänzt das Controlling. Ungewöhnliche Buchungen, Dubletten oder Ausreißer bei Kostenstellen lassen sich markieren, als Hinweis und nicht als Urteil.

Gerechnet wird dabei im Datenmodell und nicht im Sprachmodell, denn Summen und Abweichungen müssen reproduzierbar sein. Die KI erklärt und fasst zusammen, ein Mensch prüft und gibt frei, und die Quelle jeder Aussage bleibt sichtbar. Ein flüssig formulierter, aber falscher Kommentar schadet mehr als ein fehlender. Finanzdaten sind außerdem sensibel. Wo sie für KI-Funktionen verarbeitet werden, klären wir mit Datenschutz und Rechtsberatung.